參展前的準(zhǔn)備工作

    若一旦決定參加某一個(gè)展覽會(huì)，則需盡速開(kāi)始進(jìn)行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手：

    1) 展品選擇：展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的重要因素。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，在參觀這的記憶因素中，展品具有吸引力可占到 39％的比重，因此，應(yīng)給予特別的重視。選樣三原則：
    a) 針對(duì)性 ---- 是指展品要符合展出的目的，方針，性質(zhì)和內(nèi)容。
    b) 代表性 ---- 是指展品要體現(xiàn)展出者的高新技術(shù)，生產(chǎn)能力及本行業(yè)特點(diǎn)。
    c) 獨(dú)特性 ---- 是指展品要有自己的獨(dú)到之處，以便與其他同類產(chǎn)品相比，明顯有別。

    2) 展示方法：展品本身在大部分情況下，并不能說(shuō)明其全部性能，顯示全部特征，需要通過(guò)借助其他材料或 設(shè)備等手段，來(lái)加以說(shuō)明，強(qiáng)調(diào)及渲染。要考慮讓參觀者在現(xiàn)場(chǎng)積參與，并準(zhǔn)備一些小包裝樣品免費(fèi)派發(fā)。這些都是為了引起參觀者的興趣 ,增加客商們的購(gòu)買欲。

    3) 展臺(tái)設(shè)計(jì)：從表面上看，展臺(tái)設(shè)計(jì)的任務(wù)應(yīng)著重美觀，其實(shí)，并非如此簡(jiǎn)單。主要是展臺(tái)要能充分反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力。因此，還要注意以舷錄傅悖篴 ) 展臺(tái)設(shè)計(jì)要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)； b) 展臺(tái)設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可 喧賓奪主；c) 展臺(tái)設(shè)計(jì)需考慮參展商的公眾形象，不可過(guò)于標(biāo)新立異； d) 展臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)，不要忽略展示，會(huì)談，咨詢和休息等基本功能。

    4) 人員配備：它是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺(tái)的人員配備可從四個(gè)方面加以考慮：a) 按展覽會(huì) 的性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門(mén)的人員；b) 根據(jù)工作量的大小來(lái)決定人員數(shù)量；c) 注重人員的基本素質(zhì)； d) 加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)及產(chǎn)品性能的了解 , 如專業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺(tái)人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)對(duì)。如果大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹(shù)立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其在技術(shù)上的突破性。

    5.客戶邀請(qǐng)。展覽會(huì)上若能顧客盈門(mén)當(dāng)然求之不得，便有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)門(mén)庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動(dòng)地等客戶到，還要有意識(shí)地請(qǐng)客戶來(lái)。可采取直接登門(mén)拜訪、通過(guò)媒體做廣告、現(xiàn)場(chǎng)宣傳，派發(fā)資料等手段，邀請(qǐng)和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面

    附表： 參觀者記憶統(tǒng)計(jì)因素
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    展品有吸引力 39%
    操作演示 25%
    展臺(tái)設(shè)計(jì) 14%
    展臺(tái)人員表現(xiàn) 10%
    散發(fā)資料 8%
    展出者的名氣 4%

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    以下是多年來(lái)國(guó)外參展所積累的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，僅供各位參考：

    計(jì)劃時(shí)間表：
    （一）12 個(gè)月前
    1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面，綜合專家意見(jiàn)，選定全年展覽計(jì)劃；
    2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料；
    3、選定場(chǎng)地；（一般而言，首次參加國(guó)際大展，較難取得佳位置）；
    4、了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃

    （二）9個(gè)月前
    1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；
    2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；
    3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；
    4、與國(guó)外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；
    5、制作展覽宣傳冊(cè)；

    （三）6 個(gè)月前
    1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng)；
    2、確定旅行計(jì)劃；
    3、支付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；
    4、復(fù)查公司的參展說(shuō)明書(shū)、傳單、新聞稿等、并準(zhǔn)備必要和翻譯；
    5、安排展覽期間翻譯員；
    6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購(gòu)廣告促銷；

    （四）3 個(gè)月前
    1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；
    2、后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標(biāo)簽，贈(zèng)送索取樣品的客商；
    3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做后的決定；
    4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；
    5、訓(xùn)練參展員工；
    6、排定展覽期間的約談；
    7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì)；
    8、購(gòu)買外匯；

    （五）四天前
    1、將運(yùn)貨文件、展覽說(shuō)明書(shū)及傳單等額外影印本放人公事包；
    2、搭乘飛機(jī)至目的地；

    （六）三天前
    1、抵達(dá)，飯店登記；
    2、視查展覽廳及場(chǎng)地；
    3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá)；
    4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng)；
    5、連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；
    6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；
    7、訪問(wèn)當(dāng)?shù)仡櫩停?/p>

    （七）兩天前
    1、確定所有物品運(yùn)送完成；
    2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；
    3、布置展位；
    4、將所有活動(dòng)節(jié)目做后的決定；

    （八）一天前
    1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做的檢查；
    2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；
    3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前后簡(jiǎn)報(bào)；

    （九）展覽期間
    1、盡早到會(huì)場(chǎng)；
    2、于展覽天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳；
    3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地；
    4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
    5、對(duì)于沒(méi)有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場(chǎng)允諾，及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；
    6、每日與員工進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)；
    7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時(shí)處理及回應(yīng)；

    （十）展覽結(jié)束
    1、監(jiān)督攤位拆除；
    2、處理商機(jī)；
    3、寄出謝卡；